Algemene Voorwaarden

1. Toepasselijkheid en rangorde

1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten waarbij FlowSquad diensten of producten levert, met inbegrip van A.I. & automation trainingen, A.I. & automation consultancy en workshops, A.I. & automation ontwerp en ontwikkeling, licenties op A.I. & automation agents, tools, webapplicaties, en services op hosting, onderhoud en aanverwante diensten.

1.2. Door (digitaal) te ondertekenen of een akkoord te bevestigen op de offerte, orderbevestiging of bestelbon, aanvaardt de klant deze algemene voorwaarden.

1.3. Afwijkende of eigen algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, tenzij FlowSquad deze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt.

1.4. Bij tegenstrijdigheden hebben de bepalingen van de offerte/bestelbon, Statement of Work of een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst voorrang op deze algemene voorwaarden.

2. Offerte, totstandkoming en geldigheid

2.1. Offertes zijn één (1) maand geldig, tenzij anders vermeld.

2.2. De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ongewijzigd vóór de vervaldatum schriftelijk of digitaal goedkeurt. De ondertekende overeenkomst vervangt alle eerdere (mondelinge of schriftelijke) afspraken.

2.3. Offertes en aanbiedingen vormen een ondeelbaar geheel: gedeeltelijke aanvaarding is niet mogelijk zonder schriftelijk akkoord van FlowSquad.

2.4. De werken starten pas na ontvangst van het contractueel voorziene voorschot (zie artikel 10).

3. Scopewijzigingen, correctierondes en extra werk

3.1. Tenzij anders overeengekomen zijn maximaal twee correctierondes inbegrepen (gebundelde feedback). Vanaf de derde correctieronde of bij scopewijzigingen tijdens/na het traject wordt in regie gefactureerd aan de dan geldende uurtarieven.

3.2. Supplementaire opdrachten die buiten de initiële overeenkomst vallen, worden enkel uitgevoerd na (e-mail)bevestiging door de klant en worden in regie aangerekend.

3.3. FlowSquad kan gevraagde wijzigingen weigeren wanneer ze onredelijk, technisch onhaalbaar of budgettair niet gedekt zijn.

4. Uitvoering: inspanningsverbintenis, medewerking en onderaanneming

4.1. FlowSquad levert een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in een fixed price Statement of Work.

4.2. De klant levert tijdig en correct alle noodzakelijke input/toegangen (o.a. content, code, databases, servergegevens, accounts, wireframes, design-elementen). Bij laattijdige of onvolledige aanlevering mag FlowSquad de uitvoering opschorten en/of meerkosten aanrekenen.

4.3. FlowSquad mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden.

4.4. De klant mag zijn rechten en plichten niet overdragen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van FlowSquad.

5. Levering, leveringstermijn en oplevering

5.1. Leveringstermijnen worden in onderling overleg bepaald en zijn indicatief. Bij het ontbreken van een termijn levert FlowSquad binnen een redelijke termijn.

5.2. Bij scopewijzigingen of bijkomende opdrachten wordt de levertermijn verlengd met de tijd die redelijkerwijs nodig is.

5.3. FlowSquad start na ontvangst van alle vereiste input en na betaling van het voorschot.

5.4. Indien FlowSquad de voorziene of redelijke termijn niet kan halen, gunt de klant FlowSquad schriftelijk een bijkomende hersteltermijn van minstens 30 kalenderdagen.

5.5. Oplevering gebeurt door e-mail met een link of toegang tot de deliverables (test- of productieomgeving).

5.6. Door de klant gepauzeerde projecten langer dan 6 weken kunnen aanleiding geven tot een restart fee in verhouding tot de heropstartinspanning.

6. Garantieperiode en acceptatie

6.1. Er geldt een garantieperiode van 20 werkdagen vanaf: (i) de start van de Q&A/acceptatietesten, of (ii) de dag na een voorziene training.

6.2. Tijdens de garantieperiode herstelt FlowSquad zonder bijkomende kosten bugs die de werking negatief beïnvloeden. Geen bugs zijn: (a) nieuwe of gewijzigde functionaliteiten; (b) designwijzigingen; (c) fouten door foutief gebruik of beheer door de klant; (d) gebreken die het gevolg zijn van onjuiste/onvolledige input van de klant.

6.3. De klant test zelf eveneens. Bij gebrek aan melding van gebreken binnen de garantieperiode geldt de oplevering als aanvaard. Nadien worden aanpassingen alleen in regie uitgevoerd.

7. CMS Beheerschermen

7.1. Niet-gespecificeerde beheerschermen/pagina’s volgen de standaardfunctionaliteit van het gekozen CMS/thema.

7.2. Wanneer stijl, lettertype en layout door FlowSquad worden ingevuld, zijn latere wijzigingen op vraag van de klant in regie, behoudens andersluidende afspraken.

8. Recurrente diensten

FlowSquad biedt drie types recurrente diensten aan. Elk type heeft eigen modaliteiten.

8.1. Service Level Agreements (SLA’s)

• a) Voorwerp: onderhoud, hosting, support, A.I. & automation tokens en aanverwante diensten.
• b) Duur: onbepaalde duur
• c) Facturatie: periodieke vooruitbetaling (maandelijks of jaarlijks).
• d) Opzeg: opzeg door de klant met één maand opzegtermijn, betekend per e-mail. De opzegtermijn start op de eerste dag van de maand volgend op ontvangst. Reeds gefactureerde perioden worden niet terugbetaald.
• e) Opschorting door FlowSquad: Indien de klant in gebreke blijft met de betaling van vervallen facturen of in strijd handelt met de servicevoorwaarden, is FlowSquad gerechtigd het gebruiksrecht onmiddellijk te schorsen en, bij aanhoudende wanbetaling of schending, de service definitief te beëindigen, zonder recht op terugbetaling van reeds betaalde vergoedingen.
• f) Prijsaanpassing: FlowSquad kan prijzen driemaandelijks indexeren en/of aanpassen mits minstens 30 dagen voorafgaande kennisgeving; de klant kan bij onenigheid opzeggen vóór de ingangsdatum.

8.2. Licenties op tools

• a) Voorwerp: toegang en gebruiksrechten op door FlowSquad ontwikkelde of beheerde tools (e.g. Mailify, CRMagent, A.I.- agents...).
• b) Duur: zoals in 8.1.b.
• c) Facturatie: zoals in 8.1.c.
• d) Opzeg: zoals in 8.1.d.
• e) Opschorting door FlowSquad: zoals in 8.1.e.
• f) Prijsaanpassing: zoals in 8.1.f.
• g) Gebruiksrechten: niet-exclusief, niet-overdraagbaar; gebruik conform licentievoorwaarden/productfiches. Het gebruiksrecht wordt enkel verleend voor de duur van de overeenkomst en onder voorwaarde van volledige en tijdige betaling.

8.3. Coaching & Automation Retainers

• a) Voorwerp: kwartaalformules met vaste maandelijkse afname van uren voor team coaching en automation sprints.
• b) Duur: telkens 3 maanden, met automatische hernieuwing per kwartaal tenzij tijdig opgezegd volgens 8.1.d.
• c) Facturatie: maandelijkse vooruitbetaling.
• d) Opzeg: zoals in 8.1.d.
• e) Opschorting door FlowSquad: zoals in 8.1.e.
• f) Prijsaanpassing: zoals in 8.1.f.
• g) Planning: inzet van uren gebeurt in onderling overleg binnen het kwartaal; niet-benutte uren vervallen tenzij anders overeengekomen.

9. Projectmatige overeenkomsten

9.1. Fixed price Projecten (Statement of Work)

• a) Voorwerp: het ontwerpen/ontwikkelen van een project is een eenmalige verbintenis
• b) Duur: verbintenis zonder looptijd, duur wordt bepaald in de Statement of Work
• c) Facturatie:
  • Tenzij anders vermeld, zijn alle prijzen exclusief btw en exclusief derden-/mediakosten. Media-aankopen worden 100% vooraf gefactureerd en betaald.
  • Bij projectmatige opdrachten betaalt de klant een voorschot van 40% vóór de start; het saldo wordt gefactureerd bij (tussen)oplevering of volgens het afgesproken facturatieschema.
  • Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld.
  • Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest van 12% per jaar verschuldigd, plus een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag met een minimum van €125.
  • FlowSquad mag bij betalingsachterstand de dienstverlening (tijdelijk) staken en online diensten offline halen. Protest schort de betalingsverplichting niet op.
  • Indien een meeting enkel bij de klant kan doorgaan, geldt een transportkost van €0,50/km (heen en terug) vanaf de maatschappelijke zetel (Oostende) tenzij anders overeengekomen.
• d) Opzeg door de klant:
  • Voor de aanvang van de werkzaamheden: forfaitaire schadevergoeding van 40% van het totale orderbedrag, vermeerderd met reeds gemaakte externe kosten.
  • Na de aanvang van de werkzaamheden: forfaitaire schadevergoeding van 100% van het totale orderbedrag (inclusief alle overeengekomen termijnen/aflossingen), vermeerderd met reeds gemaakte externe kosten.
  • Voornoemde vergoedingen laten het recht van FlowSquad op hogere bewezen schade onverlet.
  • Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om voort te duren (o.a. betaling, IP, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, niet-afwerving, geschillen) blijven van kracht na beëindiging.
• e) Opschorting door FlowSquad: FlowSquad kan de uitvoering opschorten of de overeenkomst beëindigen bij: (i) betalingsachterstand van meer dan 30 dagen na vervaldatum; (ii) ernstige contractuele tekortkoming; (iii) bedrog; (iv) faillissement, gerechtelijke reorganisatie of vergelijkbare omstandigheden aan de zijde van de klant; (v) ontbreken van noodzakelijke materialen/toegangen waardoor uitvoering onmogelijk wordt.
• f) Prijsaanpassing: niet van toepassing

10. Trainingen en Workshops

10.1. Trainingen en Workshops

• a) Voorwerp: Het geven van trainingen en workshops
• b) Duur: verbintenis zonder looptijd, duur wordt bepaald in de Statement of Work
• c) Facturatie: De klant wordt 100% vooraf gefactureerd bij goedkeuring van de offerte.
• d) Opzeg door de klant: Trainingen en workshops kunnen niet opgezegd worden. Trainingen en workshops kunnen kosteloos verplaatst worden indien dit uiterlijk 14 dagen voor de uitvoering gevraagd wordt.
• e) Opschorting door FlowSquad: zoals in 9.1.e.
• f) Prijsaanpassing: niet van toepassing

11. Consultancy

11.1. Voorwerp: Deze bepalingen zijn aanvullend en gelden wanneer FlowSquad consultants ter beschikking stelt.

11.2. Duur: Consultants worden geboekt voor een bepaalde termijn en regime (bv. 4/5, 3/5) zoals vermeld in de offerte. Binnen die termijn werkt de consultant onder functionele aansturing van de klant. De gereserveerde tijd wordt steeds aangerekend, ook indien de klant tijdelijk geen inzet voorziet, tenzij anders overeengekomen.

11.3. Exclusiviteit en vervanging: FlowSquad houdt de genoemde consultant exclusief beschikbaar binnen het afgesproken regime, behoudens overmacht (art. 16). Bij uitval door overmacht levert FlowSquad redelijke inspanningen om vervanging te voorzien; schadevergoeding is niet verschuldigd.

11.4. Kwaliteitscontrole: De klant organiseert kwaliteitscontrole op het werk van de consultant. Indien FlowSquad bijkomende kwaliteitscontrole of projectmanagement moet uitvoeren, gebeurt dit in regie, tenzij anders overeengekomen.

11.5. Uitvoeringsplaats en kosten: Werken gebeuren doorgaans remote of in de kantoren van FlowSquad. Op vraag van de klant kan ter plaatse bij de klant worden gewerkt; verplaatsingskosten worden vooraf overeengekomen van €0,5/km (heen en terug) vanaf de maatschappelijke zetel (Oostende) tenzij anders overeengekomen.

11.6. Facturatie: Gepresteerde uren worden in de regel maandelijks gefactureerd (betalingstermijn 30 dagen). Indien de werkelijke uren hoger zijn dan voorzien, mag FlowSquad deze doorfactureren aan de overeengekomen tarieven, tenzij anders afgesproken. Toeslagen, tenzij anders overeengekomen:

• > +40 u/week: +50%
• tussen 22u en 7u: +100%
• op zaterdag: +100%
• op zondag of wettelijke feestdag: +100%

11.7. Prijsaanpassing: FlowSquad mag een jaarlijkse prijsindexatie toepassen.

12. Eigendom, licenties en eigendomsvoorbehoud

12.1. FlowSquad behoudt de eigendom op alle geleverde goederen en rechten tot volledige betaling van alle opeisbare vorderingen.

12.2. Na volledige betaling krijgt de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de opgeleverde deliverables voor intern gebruik binnen de eigen onderneming/groep.

12.3. De klant wordt nooit eigenaar van het onderliggende platform/framework (incl. generieke componenten, libraries, templates en knowhow).

12.4. De klant mag deliverables niet (door)verkopen of ter beschikking stellen aan derden buiten de eigen groep, tenzij uitdrukkelijk toegestaan.

13. Intellectuele eigendomsrechten en knowhow

13.1. Alle IE-rechten (o.a. auteursrechten, databankrechten, rechten op broncode, designs, documentatie, analyses, scripts) op door FlowSquad ontwikkelde of ter beschikking gestelde materialen blijven bij FlowSquad en/of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

13.2. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FlowSquad mogen materialen niet worden hergebruikt of verwerkt in andere projecten dan waarvoor ze oorspronkelijk gemaakt zijn.

13.3. FlowSquad mag de door uitvoering toegenomen knowhow vrij aanwenden, zonder vertrouwelijke informatie van de klant te onthullen.

14. Hosting en security

14.1. Bij hosting via FlowSquad (shared of dedicated) gelden de voorwaarden van FlowSquad en/of haar hostingpartners.

14.2. Bij hosting elders gelden de voorwaarden van die hostingpartner. De klant staat in voor naleving van toepasselijke wetgeving en onthoudt zich van illegale, auteursrechtelijk beschermde, haatdragende, pornografische of anderszins onrechtmatige content.

14.3. FlowSquad treft redelijke beveiligingsmaatregelen naar de stand van de techniek, maar 100% veiligheid kan niet worden gegarandeerd. De klant erkent de ermee gepaard gaande risico’s.

14.4. Indien de klant zelf (of via derden) configuraties wijzigt, code uitrolt (bv. via PaaS) of beheer verricht buiten contentbeheer, is FlowSquad niet aansprakelijk voor de gevolgen.

15. Bescherming persoonsgegevens (samenvatting – DPA volgt)

15.1. Indien FlowSquad persoonsgegevens verwerkt voor de klant, geldt FlowSquad als verwerker en de klant als verwerkingsverantwoordelijke.

15.2. Partijen sluiten een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA) die voorrang heeft op dit artikel. In afwachting daarvan: (i) verwerkt FlowSquad persoonsgegevens uitsluitend op schriftelijke instructie van de klant; (ii) treft FlowSquad passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen; (iii) meldt FlowSquad inbreuken op de beveiliging zonder onredelijke vertraging aan de klant; (iv) mag FlowSquad subverwerkers inschakelen mits passende waarborgen.

15.3. De klant staat in voor een rechtmatige grondslag en informatieplicht t.a.v. betrokkenen en voor de rechtmatigheid van de aangeleverde data.

16. Aansprakelijkheid en vrijwaring

16.1. FlowSquad is niet aansprakelijk bij overmacht (zie artikel 17).

16.2. Bij toerekenbare tekortkoming is de totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van FlowSquad per schadegeval en samen in totaal beperkt tot het door de klant betaalde factuurbedrag voor de betreffende opdracht/dienst in de laatste 12 maanden voorafgaand aan het schadevoorval.

16.3. FlowSquad is niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals winstderving, verlies van data, verlies van kansen, reputatieschade), noch voor schade voortvloeiend uit onjuiste/onvolledige input van de klant of uit eigen beheer/configuratie door de klant.

16.4. De voorgaande beperkingen gelden niet in geval van opzet of bedrog door FlowSquad en laten dwingende wettelijke aansprakelijkheden onverlet.

16.5. De klant vrijwaart FlowSquad voor aanspraken van derden die verband houden met door de klant aangeleverde of gepubliceerde inhoud en/of inbreuken op rechten van derden.

17. Overmacht

17.1. Overmacht: elke omstandigheid buiten de redelijke controle van FlowSquad die uitvoering verhindert of wezenlijk bemoeilijkt (bv. natuurramp, oorlog, staking, pandemie, overheidsmaatregelen, storingen bij toeleveranciers/hostingproviders, stroom- of netwerkuitval).

17.2. Bij tijdelijke overmacht worden verplichtingen opgeschort. FlowSquad hervat de uitvoering zodra dit redelijkerwijs mogelijk is.

18. Niet-afwerving

18.1. De klant benadert geen medewerkers of vaste zelfstandige partners van FlowSquad om in dienst te treden of opdrachten te aanvaarden, gedurende de looptijd van de samenwerking en tot 12 maanden nadien.

18.2. Bij inbreuk is een forfaitaire schadevergoeding van €50.000 per overtreding verschuldigd, onverminderd het recht van FlowSquad om hogere werkelijke schade te vorderen.

19. Communicatie, bewijs en promotionele referenties

19.1. Kennisgevingen via e-mail aan het door de klant opgegeven adres gelden als rechtsgeldig bewijs, behoudens bepalingen die een aangetekend schrijven vereisen.

19.2. FlowSquad mag het project en de (handels)naam en het logo van de klant als referentie gebruiken (presentaties, cases, portfolio, social media, offertes). De klant kan vooraf gemotiveerd bezwaar maken in geval van vertrouwelijkheid of wettelijke beperkingen; partijen maken dan redelijke afspraken (bv. anonimisering).

19.3. In de sector wordt vaak Engels gebruikt; de klant aanvaardt dat bepaalde communicatie in het Engels verloopt.

19.4. Gesprekken met FlowSquad kunnen worden opgenomen voor kennisopbouw, kwaliteits- en opleidingsdoeleinden.

20. Wijzigingen van voorwaarden en prijzen

20.1. FlowSquad mag deze voorwaarden wijzigen of aanvullen. Wijzigingen gelden ook voor lopende overeenkomsten met inachtneming van een termijn van 30 dagen na schriftelijke kennisgeving.

20.2. Indien de klant niet akkoord gaat met een wezenlijke wijziging, mag hij de overeenkomst beëindigen met ingang van de datum waarop de wijzigingen van kracht worden, mits tijdige kennisgeving.

20.3. Prijswijzigingen voor recurrente diensten worden minstens 30 dagen vooraf gecommuniceerd; de klant kan opzeggen vóór de ingangsdatum van de nieuwe prijzen (cf. artikel 8).

21. Geschillenbeslechting, bemiddeling en bevoegde rechtbank

21.1. Partijen proberen een geschil eerst in der minne op te lossen.

21.2. Lukt dit niet binnen 30 dagen, dan leggen partijen het geschil voor aan bemiddeling bij een erkend bemiddelaar in handelszaken. De bemiddeling vangt aan binnen 30 dagen na het verzoek. Kosten worden gelijk verdeeld, tenzij anders overeengekomen.

21.3. Indien bemiddeling geen oplossing biedt binnen 60 dagen na aanvang (behoudens verlenging in onderling overleg), zijn uitsluitend bevoegd de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brugge (België). Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing.

21.4. De nietigheid of ongeldigheid van één bepaling tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan; partijen vervangen de nietige bepaling door een geldige met zoveel mogelijk dezelfde strekking.