Privacyverklaring – FlowSquad

Deze privacyverklaring regelt de verwerking van uw persoonsgegevens door FlowSquad, een onderneming naar Belgisch recht met ondernemingsnummer BE 0866.766.957 (hierna: “FlowSquad”).

FlowSquad hecht groot belang aan uw privacy en wenst uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe FlowSquad persoonsgegevens over u verwerkt.

1. Rollen en Definities

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit omvat onder meer naam en contactgegevens, geboortedatum, foto en alle andere informatie die direct of indirect aan een persoon kan worden gekoppeld, zoals een e-mailadres, telefoonnummer (ook een zakelijk nummer) of login-gegevens.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt verstaan: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, gebruiken, wijzigen, delen of verwijderen van deze gegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer u onze website bezoekt

Bij elk bezoek aan onze website kunnen wij persoonsgegevens verzamelen via cookies en gelijkaardige technologieën, zoals uw IP-adres, surfgedrag, herkomst en zoektermen.

Wij gebruiken cookies om de werking en veiligheid van onze website te garanderen en te verbeteren. Voor strikt noodzakelijke cookies baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang. Voor analytische cookies vragen wij steeds uw toestemming. De verzamelde statistieken zijn anoniem en laten geen identificatie van personen of bedrijven toe.

Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons cookiebeleid.

Wanneer u gebruikmaakt van onze diensten

Wanneer u gebruikmaakt van de diensten van FlowSquad, verwerken wij uw persoonsgegevens, facturatie- en betalingsgegevens en alle andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt in het kader van onze dienstverlening.

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens van derden die betrokken zijn bij een dossier of samenwerking. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om onze diensten correct uit te voeren.

De verwerking gebeurt op basis van de uitvoering van een overeenkomst of een door u gevraagde dienst.

Wij zijn wettelijk verplicht dossiergegevens minimaal 5 jaar na afsluiting te bewaren. Contactgegevens worden tot 10 jaar na afsluiting bewaard om de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen. Facturatiegegevens worden eveneens 10 jaar bewaard.

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens

In uitzonderlijke gevallen kan het noodzakelijk zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens over gezondheid, politieke of levensbeschouwelijke overtuigingen, of strafrechtelijke gegevens, voor zover wettelijk toegestaan en noodzakelijk.

Ook deze gegevens worden minimaal 5 jaar na afsluiting van het dossier bewaard, conform wettelijke verplichtingen.

Wanneer u zelf geen klant bent

Het is mogelijk dat FlowSquad persoonsgegevens over u verwerkt in het kader van diensten voor andere klanten, bijvoorbeeld wanneer u betrokken bent als contactpersoon, partner of derde. Deze gegevens worden enkel verwerkt voor het betrokken doel en volgens dezelfde bewaartermijnen.

Wanneer u contact met ons opneemt

Wanneer u ons contacteert via e-mail, telefoon of een contactformulier, verwerken wij uw contactgegevens en de inhoud van uw vraag uitsluitend om u te kunnen antwoorden.

Deze gegevens worden maximaal 6 maanden bewaard, tenzij u klant wordt.

Wanneer u zich inschrijft voor nieuwsbrieven

Indien u hiervoor toestemming geeft, verwerken wij uw e-mailadres (en eventueel naam en organisatie) om u te informeren over nieuws, inzichten, evenementen of webinars.

U kunt zich op elk moment uitschrijven via de afmeldlink of door ons rechtstreeks te contacteren.

Wanneer u een afspraak boekt via onze website

Bij het boeken van een afspraak verwerken wij uw contactgegevens en de informatie die u vrijwillig verstrekt ter voorbereiding van het gesprek.

Tijdens gesprekken kan FlowSquad gebruikmaken van AI-ondersteuning voor notities. U wordt hierover vooraf geïnformeerd en kan hiertegen steeds bezwaar maken.

Indien u geen klant wordt, worden deze gegevens maximaal 6 maanden bewaard.

Wanneer u zich inschrijft voor events, webinars of opleidingen

Bij inschrijving verwerken wij uw contactgegevens om uw deelname mogelijk te maken. Hiervoor kunnen externe platformen worden gebruikt. Deze gegevens worden maximaal 6 maanden bewaard en niet gebruikt voor marketing zonder uw toestemming.

Wanneer u solliciteert bij FlowSquad

Bij sollicitaties verwerken wij uw naam, cv, motivatiebrief en andere relevante gegevens voor het beheer van de sollicitatieprocedure.

Deze gegevens worden maximaal 6 maanden bewaard, tenzij u expliciet toestemming geeft om opgenomen te worden in een wervingsreserve.

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

FlowSquad verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.

Uw gegevens kunnen wel gedeeld worden met derden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, zoals partners, adviseurs, software- en cloudleveranciers, of overheidsinstanties, steeds met passende beveiligingsmaatregelen en verwerkersovereenkomsten.

Indien gegevens buiten de EU worden verwerkt, zorgen wij voor gelijkwaardige bescherming, onder meer via Standard Contractual Clauses.

In uitzonderlijke gevallen kan FlowSquad verplicht zijn gegevens te verstrekken op grond van een wettelijke verplichting of gerechtelijk bevel.

5. Wat zijn uw rechten?

U heeft, onder de voorwaarden van de AVG, het recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens
• Correctie of verwijdering van uw gegevens
• Beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking, inclusief direct marketing
• Gegevensoverdraagbaarheid

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons contacteren via: [email protected]

Wij kunnen u vragen om uw identiteit te verifiëren.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
[email protected]

6. Beveiliging van uw persoonsgegevens

FlowSquadneemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, zoals toegangsbeperkingen, encryptie, authenticatie, interne richtlijnen en opleiding van medewerkers.

FlowSquad kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door derden.